员工入职是HR工作中的一个重要环节，在入职过程中存在很多风险，一个处理不当,就会导致劳资双方发生这样或那样的争议，甚至给企业带来诉讼风险。下面就讲一讲员工入职管理中存在的法律风险以及怎样规避这些法律风险。
一、员工入职前的背景调查
员工背景调查主要是为企业规避用人风险，在入职前进行背景调查，可以更加清楚的知道应聘者的真实信息，而在最短的时间内发现问题，避免用人不当给企业造成损害。员工背景调查主要针对的是企业的核心岗位，如高管，财务人员，核心技术人员等。这些人员接触的是一个企业的最重要的机密，同时这些岗位对劳动者的职业素养要求要比普通岗位高很多，这些岗位如果用人不当会给企业带来不可估量的损失。背景调查主要针对求职者的身份背景，学历背景，工作背景进行调查。对于身份背景调查需要注意的是不仅针对求职者的基本身份信息进行调查，还要注意部门法规定的在某种情况下哪些人不能担任某种职务，如《公司法》第146条规定：“因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年，不得担任公司的董事、监事、高级管理人员”。学历背景可以通过求职者学位证书上的学校进行核实，也可以通过学信网进行查询。工作背景调查是最困难的但同时也是最具有价值的。像职业经理人或者企业高管，可以通过猎头公司进行调查。如果是相对次要的岗位可以让求职者填写一份背景调查表。需要注意的是进行背景调查必须经过求职者的同意，否则的话可能会涉及侵犯隐私权问题。
二、入职体检
入职体检是为企业筛选健康的员工以及职业病防范必不可少的一项工作。如果员工患有某些疾病需要经常请病假，甚至是请长病假，对于急于用人的企业来说是得不偿失的，员工生病不仅不能创造价值，而且企业还有可能要额外支出一笔钱，给企业带来损失。员工生病，企业要给予一定的医疗期，在这个期间内企业要支付员工相应的病假工资，一般不低于最低工资的80%，医疗期满后员工不能胜任原来的工作，也不能胜任企业新安排的工作的，企业通知劳动者，可以解除劳动关系，但是要支付相应的补偿金。聘请一个不健康的员工请病假给公司造成损失的风险远远高于聘请一个健康的员工。
如果不进行入职体检很有可能要为员工的旧伤买单，下面我们来看一个案例：农民工周某从事煤矿掘进工作20多年，先后在多个个体小煤矿作业。上岗、下岗均没进行过体检。他在最后的这个单位，工作已达5年，最近有关部门强制要求煤矿组织在岗人员进行体检，周某被检查出尘肺病二期。因为没上工伤保险，周某向单位开出了巨额工伤待遇索赔单。单位则以周某以前在多个煤矿从事煤矿掘进工作，可能早在其他煤矿就患病了，虽然，单位提供不出相关证据，却坚决拒绝承担相应费用。后该案经审理，法院最终判决该单位承担相应责任。像从事采矿、电焊等容易患职业病的工作的劳动者入职前必须进行职业病体检，否则的话就像案例中的企业很有可能为劳动者以前的职业病买单。
三、录用通知
企业最好在决定录用应聘者时再发出录用通知，因为录用通知具有要约的性质，一旦对方进行承诺就具有合同约束力，不能随便解除。送达录用通知的方式最好选择能够固定证据的邮件或者快递，这样在产生录用劳动争议的情况下企业才有证据可以提供。录用通知应包含的内容有入职报到基本信息（时间、地点、联系人等），入职报到需携带材料，逾期不回复的后果以及承诺应到而逾期未到应承担的责任和违约金。设计录用通知时应该对一些问题可能带来的风险进行事前防范，比如与劳动合同不一致的处理方式，与前单位存在劳动纠纷的处理，与前单位存在竞业限制的处理，与前单位存在劳动关系的处理等等，这些问题存在着比较大的法律风险。比如录用与前单位存在竞业限制的劳动者，如果用人单位已经尽到了审查义务，仍不知劳动者负有竞业限制义务，劳动者在工作中私自违反约定，披露或使用掌握的商业秘密，劳动者要承担责任，但企业因竞业限制人员的违约行为而获利的，属于不当得利，应该返还受害人；如果企业没有尽到审查义务，知道或者应当知道劳动者具有竞业限制义务，而继续聘用并披露、公开、使用其掌握的商业秘密构成侵权的，根据《反不正当竞争法》规定，用人单位与竞业限制人员构成共同侵权，会给企业带来诉讼风险。双重劳动关系会给企业带来哪些风险？《劳动合同法》第九十一条规定：用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。根据《违反〈劳动法〉有关劳动合同规定的赔偿办法》用人单位招用尚未解除劳动合同的劳动者，对原用人单位造成经济损失的，除该劳动者承担直接赔偿责任外，该用人单位应当承担连带赔偿责任。其连带赔偿的份额应不低于对原用人单位造成经济损失总额的70%。所以说在入职前就约定好发生这些事情时的解决办法，做到事前防范，降低企业的用人风险是非常必要的。
四、入职资料审核
劳动者入职时要办理相关的入职手续，其中比较重要的有以下几项：（1）员工入职登记表，签订入职登记表可以全面了解劳动者的基本情况信息，对于未来可能发生的劳动争议，使用人单位处在有利的地位。入职登记表要注意几个问题：首先，如果有多页入职登记表，为了固定证据最好在每一页都设置签字栏；其次，设计入职登记表时最好加上员工声明，员工声明的内容主要包括员工承诺所填内容真实，弄虚作假的后果，员工确认企业已告知关于工作的所有事项，员工送达地址的确认等等，员工声明处单独设签字栏。（2）送达地址确认书，送达地址确认书主要是为了预防找不到劳动者时向劳动者送达解除劳动合同告知书等相关材料。送达地址确认书至少要写三个地址，即劳动者户籍所在地，现居住地，紧急联系人地址，并且承诺企业向通信地址寄送文件或物品，如果发生收件人拒签或其他无法送达的情形时，劳动者同意，从拒签之日起视为已送达。（3）诚信声明，诚信声明主要是避免诚信风险，对求职者具有一定的警示作用，同时在发生因诚信问题引发的劳动争议时可以作为证据使用。以上所提交的材料可以让劳动者提供相应的证件作为补强，如提供身份证原件及复印件 、提供学历、学位、资格证书的原件及复印件 、提供用人单位指定医院出具的体检证明的原件 、提供解除（终止）劳动关系证明、单位同意兼职的文件等原件 ，对于劳动者提供的相关证书，经HR进行核对无误后，让劳动者在复印件上签署“与原件一致由某某提供，年月日”及签名确认。以上材料一定要留备份，防止由于保管不当造成证据损毁。
五、劳动合同签订时的法律风险防范
下面我们来看一下在签订劳动合同的过程中会存在哪些法律风险及怎样防范这些风险。
(一）不在法定时间内签订劳动合同的法律风险
《劳动合同法》规定：应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资，用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。如果不在法定时间内签订劳动合同，很可能要支付劳动者双倍工资，而且如果超过一年未签订，会导致签订无固定期限劳动合同的条件成立。所以一定要在法定的时间内签订劳动合同。
（二）签订劳动合同时收取押金、保证金的法律风险
《劳动合同法》第九条规定：用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。第八十四条规定：用人单位违反本法规定，扣押劳动者居民身份证等证件的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并依照有关法律规定给予处罚。用人单位违反本法规定，以担保或者其他名义向劳动者收取财物的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并以每人五百元以上二千元以下的标准处以罚款；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。如果扣押劳动者证件或变相收取押金、保证金，企业不仅会受到行政处罚，而且可能遭到罚款，影响企业的声誉，给企业带来损失。
（三）员工拖延拒签劳动合同法律风险
《劳动合同法实施条例》第五条，第六条规定：自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当依照劳动合同法第八十二条的规定向劳动者每月支付两倍的工资，并与劳动者补订书面劳动合同;劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，并依照劳动合同法第四十七条的规定支付经济补偿。如果超过一年未签订劳动合同，则不问原因，皆视为已经订立无固定期限劳动合同，企业面临双倍工资，而且无权以劳动者拒签劳动合同终止劳动关系。因此，劳动者拒签劳动合同的情况下，HR要注意保留证据，可以采取录音，会议记录等方式固定劳动者拒签劳动合同的证据。
（四）劳动合同期限约定较短的法律风险
《劳动合同法》第十四条规定：连续订立两次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的，就要订立务工定期限劳动合同。所以企业在订立劳动合同时需要考虑岗位要求，劳动者的自身情况及技能因素，合理确定劳动合同的期限。
（五）未约定培训费事项的法律风险
对于一些专业性要求比较高的岗位，有些企业会为劳动者提供专业技术培训，企业为劳动者支付了高额的培训费，在这种情况下企业要注意以下几个问题：首先，企业应该与劳动者签订培训协议，这个协议的内容主要包括劳动者接受专业技术培训后要在企业服务的服务期，违反这个服务期怎样进行赔偿，培训费用是怎样分摊的等等相关问题。企业在约定服务期时要注意培训期与服务期的衔接问题，《劳动合同法》规定劳动者违反服务期约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。因此在培训协议中建议将培训期约定在服务期之内，这样在培训期劳动者违约就相当于在服务期违约，可以要求劳动者支付违约金。有些企业是在签订了劳动合同后再进行培训，重新约定服务期，在这种情形下有可能劳动合同期限届满而服务期未满，为避免因这种情况产生劳动争议，可以在培训协议中约定劳动合同期满服务期未满的，劳动合同的期限延续至服务期满。
（六）关于保密协议的法律风险
商业秘密是企业重要的无形资产，它对企业在市场竞争中的生存和发展有着重要影响，劳动者跳槽是泄露商业秘密的重要途径之一，因此在员工入职时签订保密协议是保护商业秘密的一个重要环节。企业在签订保密协议时要注意以下几点：1、如果企业在劳动合同中约定保密条款，一定要将商业秘密的划分与其他事项的法律责任明确区分，否则约定不明确会导致保密条款没有实际操作价值。建议企业单独签订保密协议。2、保密协议的签订范围不宜过广，不少企业错误认为保密条款签订范围越广泛，对企业的商业秘密保护越有利，导致不少企业不分部门、不分工作性质要求全体员工签订保密条款或保密协议。然而这样的做法不仅会损害企业的商业秘密的秘密性，而且由于企业要求员工承担保密义务应当支付相应的保密费，给企业增加过重的负担。一般与企业签订保密协议的员工包括：①高级研究开发人员、技术人员、经营管理人员。他们或者掌握着企业的核心技术，或者担任企业的主要管理工作，掌握着企业的重要经营信息，他们是签订保密协议的主要对象。②一般技术人员和关键岗位的技术人员。他们虽然不是最主要的人员，但是也有可能接触到企业的核心技术，也有必要与他们签订保密协议。③市场计划、销售人员。他们是经营决策的实施者，了解企业的营销计划、客户名单，因此企业也会与他们签订保密协议。
（七）关于知识产权的法律风险
随着社会的进步，企业对知识产权越来越重视，劳动者也越来越注重保护自己的知识产权，由于约定不明确，由知识产权归属引发的劳动争议也在增加，如何规避这种风险，首先企业要与劳动者明确约定哪些属于职务成果，哪些属于非职务成果。对于职务成果应该归属于企业，但要支付给开发者相应的奖励；对于非职务成果应该归属于开发者个人所有。其次约定属于企业和劳动者共同所有的知识产权应该怎样处理，一方转给另一方所要支付的金额是多少。这样事前约定能有效避免因知识产权归属带来的劳动纠纷。
（八）劳动合同管理
为了避免劳动合同保管不当带来的问题，企业应该建立完整的劳动合同管理制度。首先劳动合同要指定专人保管，建立劳动合同台账；其次在签订劳动合同时最好签订三份，劳动者一份，企业两份分人分别保管；签订合同后要求员工签收合同文本，签收单列明合同起止日期，并妥善保管；落实合同签订责任人，定期检查合同签订情况。
